Beykoz Belediyesi, faaliyetlerini kayıt altına almak, bu bilgileri paydaşlarıyla paylaşmak, kurumsal faaliyetlerinde tasarruf sağlamak için “Elektronik Belge Yönetim Sistemi Projesi” uygulamasına geçti.
E/M İmza alt yapısıyla başlatılan proje kapsamında evraklar, dünyanın neresinde olursa olunsun her saat, her dakika imza atılabilir durumuna getirilerek, işlerin hızlı bir şekilde tamamlanması sağlanacak.
EBYS ile gerek kurum içi birimler arası yazışmaların, gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla olan yazışmaların bilgisayar ortamında yapılmasını sağlanacak. Projeyle birlikte yazışmaların standartlaşması, sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilerek, yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi amaçlanıyor.
EBYS Uygulamasıyla Sağlanan Kolaylıklar:
* Tanımlı iş akışı yollarıyla belgeler zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırılıyor.
* Birimler 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir.
* Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleriyle belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkânı sağlar.
* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir.
* Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
* İzne çıktığımızda veya birimimizde nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekâlet verilebilir.
* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
* Belgelere erişim ve erişilmezdik güvenliği sağlar.
Beykoz Belediyesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi Projesi’yle, tüm kurum genelinde hazırlanan resmi yazışma evraklarında standart bir kalitenin yakalanabilmesi sağlanacak.
Hizmet çeşitliliğiyle bilgi teknolojilerini daha iyi kullanarak, vatandaşlara hızlı hizmet verebilmenin yolu olan Elektronik İmza Uygulaması kişiden bağımsız, güncel, izlenebilir ve denetlenebilir özelliklere kolay bir şekilde ulaşma imkânı sunacak.
Kaynak: Beykoz Belediyesi Basın Bürosu
